Aanwezig:
Bestuur: Niels Koole (voorzitter/technische zaken), Jan Rombout (secretaris/vicevoorzitter), Ron Dellebeke (penningmeester), Veerle Sinke-Vermaire (bestuurslid jeugd), Marije Besuijen (bestuurslid communicatie en beheer). Naast het bestuur waren er 30 leden aanwezig, hebben zich 15 leden afgemeld.
1. Opening door de voorzitter
Beste leden van Dynamica welkom namens het bestuur van Dynamica. Een paar woorden vooraf.
In overleg met het bestuur zal ik deze avond voorzitten.
Goed nieuws
Bij veel Zeeuwse verenigingen is de vraag naar vrijwilligers erg groot, ook bij onze vereniging zoeken we naar vrijwilligers voor verschillende activiteiten. We prijzen ons gelukkig dat alle wedstrijden doorgang hebben gevonden. De Technische commissie heeft een nieuwe voorzitter gekregen en alle commissies zijn min of meer bezet. Ook de GOLD groep blijft groeien.
Veel verenigingsactiviteiten.
Naast alle atletiek- en loop evenementen vinden er ook veel verenigingsactiviteiten plaats. Veel activiteiten voor de mini’s en voor de wat oudere kinderen, maar ook voor de ‘ouderen’ vinden activiteiten plaats. We groeien steeds meer naar elkaar en gaan op een echte verenging lijken.
Al deze activiteiten worden ondersteund door veel vrijwilligers. Dit jaar willen we de vrijwilligers van de kantine speciaal in het zonnetje zetten. Niet alleen tijdens activiteiten en wedstrijden, maar ook door de weeks tijdens de trainingen staan zij altijd klaar. Voor alle kantine vrijwilligers is er een applaus en een bloemetje.
2. Ingekomen stukken betreffende de ledenvergadering.
15 personen hebben een bericht van verhindering gezonden.
Verslag kascommissie (zie 6.2).
3. Mededelingen bestuur.
Er zijn geen mededelingen
4. Verslag Algemene ledenvergadering d.d. 22 april 2015
Er zijn geen opmerkingen en onder dankzegging wordt het verslag vastgesteld.
5. Jaarverslagen 2015.
5.1. Jaarverslag Bestuur.
5.2. Jaarverslag Wedstrijd Organisatie Commissie (WOC).
5.3. Jaarverslag Technische commissie (TC).
5.4. Jaarverslag Jeugd Technische Commissie (JTC) en Jeugd Activiteiten Commissie (JAC).
5.5. Jaarverslag Triatloncommissie.
5.6. Jaarverslag Kantinecommissie.
Alle jaarverslagen worden onder dankzegging voor de makers goedgekeurd en vastgesteld.
Naar aanleiding van de jaarverslagen merkt Jan Bostelaar op dat weinig mensen (vrijwilligers) veel werk moeten verzetten en dat het zoeken naar mede vrijwilligers een moeizaam proces is. Mogelijk is het een idee om wedstrijden te adopteren.
6. Financiën.
2015 is voor dynamica financieel gezien een positief jaar geweest. Ons ledenaantal is gelijk gebleven en we hebben dit jaar afgesloten met een positief resultaat van Є 5.500. Vanwege de slechte financiële situatie van de gemeente Vlissingen is in het afgelopen jaar de baanhuur verhoogd. Ook de komende jaren zullen er nog verhogingen plaatsvinden. Voor de lopende jaar heeft het bestuur besloten geen contributie verhoging toe te passen en deze verhogingen uit de lopende begroting te financieren. Mogelijk dat we tussentijds een aangepaste begroting moeten maken. Woord van dank aan Ton van Eenennaam (opzetten en advisering van de administratie) en Hans Pluijlaar (ledenadministratie) voor het vele werk en de prettige samenwerking. De penningmeester hoop voor 2016 op net zo prettige samenwerking.
Op de vraag of er ruimte voor investering is geeft de penningmeester aan dat binnen de begroting ruimte is opgenomen voor vervangingsinvesteringen. Binnen het bestuur wordt binnenkort gesproken over het gebruik van bijzondere gelden als mogelijke investering (Raboclub actie).
Op de vraag of de huurverhoging concreet is kan medegedeeld worden dat deze verhoging 33% al een halfjaar geleden ingegaan is. De volgende verhoging zal in juni plaatsvinden. De Sportraad is namens o.a. Dynamica in overleg met de gemeente over de gevolgen. We zijn ook in samenwerking met de Hockey vereniging hierover. Mogelijk dat Dynamica met een stukje zelfredzaamheid (baanverhuur in eigen beheer, accommodatie beheer) iets terug kan verdienen. Het bestuur is daar wel mee bezig maar kan niet overzien wat verantwoord is. Ook de kosten van administratie zijn dan een risico. Het bestuur zal de ideeën met Rens Bostelaar bespreken.
6.1. Vaststelling Financieel Verslag 2015 penningmeester.
Het financiële verslag van de penningmeester wordt door de vergadering geaccordeerd.
6.2. Vaststelling Verslag Kascontrolecommissie 2014.
De kascommissie, bestaande uit Henk Leeftink en Stefan Stokman, verklaren de kascontrole te hebben uitgevoerd. De kascontrolecommissie heeft de administratie in orde bevonden en zij stellen voor de penningmeester en het bestuur decharge te verlenen voor het financiële jaar 2015.
De vergadering gaat hiermee akkoord.
6.3. Benoeming nieuwe Kascontrolecommissie 2016.
Stefan Stokman, Johan de Vlieger en reserve Kobus Botman worden benoemd.
6.4. Vaststelling van de balans en van de staat van baten en lasten.
De staat van baten en lasten worden vastgesteld.
6.5. Vaststelling begroting.
De begroting voor het jaar 2016 wordt vastgesteld.
7. Verkiezingen bestuur:
7.1. Nieuwe voorzitter.
Niels Koole heeft zich kandidaat gesteld voor het voorzitterschap en wordt met algemene stemmen benoemd.
7.2. Herverkiezing bestuursleden
Ron Dellebeke wordt in de functie van penningmeester herbenoemd.
Veerle Sinke Vermaire wordt herbenoemd als bestuurslid.
8. Rondvraag
Jan Bostelaar stelt voor ‘Start to Run’ opnieuw door Dynamica te laten uitvoeren. Daarnaast ligt de vraag voor meer aandacht te geven aan de starters bij onze vereniging, permanente begeleiding. Het bestuur zal de vraag doorspelen naar de Techniche Commissie.
Edwin van Alphen vraagt naar een meerjarige prognose. Het bestuur geeft aan hiermee bezig te zijn.
Kobus Botman vraagt naar de situatie rondom Erwin Harmes. Het bestuur geeft aan geen aanvraag voor een lidmaatschap te hebben gekregen.
De voorzitter verzoekt de vergadering één minuut stilte voor het overlijden van Hans Leijdekker en alle leden die ons het afgelopen jaar zijn ontvallen.
Niets meer aan de orde zijnde sluit hij om 21.15 uur de vergadering.
Vlissingen, 25 april 2016, W.J.A. van Dijk (Notulist)
----------------- ----------------- ---------------------
Niels Koole Jan Rombout Ron Dellebeke
Voorzitter Secretaris Penningmeester